Accordo sul trattamento dei dati

Questo accordo regola il trattamento dei dati personali che Salone AI svolge per conto dell'attività che usa il servizio, come previsto dall'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"). Si applica automaticamente a chiunque usi Salone AI e integra i Termini di servizio e l'Informativa privacy.

Chi è chi

L'attività che usa Salone AI (il salone, il centro estetico, il professionista) è il Titolare del trattamento dei dati dei propri clienti: decide lei quali dati raccogliere e perché.

Gabriel Mazzucchelli, che gestisce Salone AI, è il Responsabile del trattamento: tratta quei dati solo per fornire il servizio, secondo le istruzioni dell'attività, e non li usa mai per finalità proprie.

Cosa trattiamo, e perché

• Oggetto e finalità: fornire una piattaforma di prenotazione, gestione appuntamenti, rubrica clienti, comunicazioni automatiche (email e, se l'attività collega il proprio numero, WhatsApp) e assistente conversazionale.
• Durata: per tutto il tempo in cui l'attività usa Salone AI.
• Categorie di interessati: i clienti finali dell'attività, e le persone che l'attività autorizza ad accedere alla propria dashboard.
• Tipi di dati: nome, numero di telefono, email, data di nascita se l'attività la raccoglie, storico degli appuntamenti e dei servizi, note e tag inseriti dall'attività, contenuto delle conversazioni con l'assistente, eventuali recensioni lasciate, e la segnalazione di mancata presentazione a un appuntamento (il "no-show"), che l'attività può registrare a posteriori. Quest'ultima è un giudizio sul comportamento di una persona, non un dato di fatto neutro: la registra l'attività, sotto la propria responsabilità, ed è visibile solo a lei. Salone AI non la usa per nessuna decisione automatica -- non blocca prenotazioni, non cambia prezzi, non segnala niente a nessun'altra attività.

Dati sulla salute (art. 9 GDPR): nel piano Pro c'è un campo apposito, le Attenzioni del cliente, per allergie e reazioni utili a erogare il servizio in sicurezza. Si salva solo se l'attività dichiara di avere il consenso esplicito del cliente (art. 9.2.a), e la data resta registrata; raccoglierlo e informarne il cliente spetta all'attività, titolare del trattamento. Le note di servizio non sono pensate per dati sanitari: quando vengono dettate, il testo è elaborato da Anthropic solo per dividerlo nei campi, e le informazioni sulla salute vengono separate e proposte solo per le Attenzioni. Salone AI conserva questi dati e li mostra all'attività: non li usa per l'assistente in chat né li vede nel pannello di amministrazione. Fuori da questi campi l'attività non deve inserire dati sanitari (per esempio nelle note libere); se lo fa, ne risponde lei.

I nostri obblighi

• Trattiamo i dati solo su istruzione dell'attività: le istruzioni sono l'uso normale delle funzioni del prodotto. Non usiamo i dati dei clienti finali per scopi nostri, non li vendiamo, non li cediamo per marketing.
• Chi in Salone AI ha accesso tecnico ai dati è vincolato alla riservatezza.
• Assistiamo l'attività quando un suo cliente esercita i propri diritti (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità), e quando deve rispondere a una violazione o valutare un rischio. Per i tre casi più frequenti non serve nemmeno scriverci: la scheda cliente è modificabile, la rubrica è esportabile in CSV e il titolare può cancellare definitivamente una singola scheda dalla scheda stessa.
• Ti avvisiamo senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne veniamo a conoscenza, se subiamo una violazione dei dati che riguarda la tua attività, con quello che sappiamo su cosa è successo e cosa stiamo facendo.
• Su richiesta mettiamo a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi.

Come proteggiamo i dati

• Separazione fra attività applicata dal database, non solo dal codice: ogni riga porta con sé l'attività a cui appartiene, e il database rifiuta da sé la lettura dei dati di un'altra attività. È la protezione su cui contiamo di più, perché continua a valere anche se sbagliamo a scrivere una query.
• Dati cifrati in transito (HTTPS) e a riposo, e password mai conservate in chiaro.
• Ruoli e permessi: l'attività decide chi tra i suoi collaboratori può vedere cosa, e un collaboratore non accede a fatturato, configurazione, fatturazione né all'esportazione della rubrica.
• Nessuno in Salone AI può entrare nella dashboard di un'attività fingendosi il titolare: la funzione non esiste nel prodotto, per scelta.
• Il pannello interno di amministrazione mostra solo numeri aggregati (quanti clienti, quanti appuntamenti), mai i dati dei singoli clienti finali e mai il contenuto delle conversazioni con l'assistente. Ogni intervento manuale viene registrato.

Credenziali dei calendari esterni: quelle che un'attività collega volontariamente (Google via OAuth, oppure un calendario CalDAV come iCloud) sono cifrate a riposo a livello applicativo (AES-256-GCM), con una chiave che non sta nel database: chi leggesse il database da solo non potrebbe usarle.

Altri fornitori (sub-responsabili)

Per fornire il servizio ci appoggiamo ad altri fornitori, autorizzati fin d'ora. L'elenco completo e sempre aggiornato è nella sezione dedicata dell'informativa privacy. Se ne aggiungiamo o sostituiamo uno te lo comunichiamo prima che inizi a trattare dati, e hai il diritto di opporti: se l'opposizione rende impossibile fornirti il servizio, puoi recedere senza penali.

Ognuno di questi fornitori è vincolato a obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo, e restiamo noi responsabili verso di te del loro operato.

Dove stanno i dati

Il database, dove vivono i dati dei tuoi clienti, è nell'Unione Europea (Irlanda). Alcuni fornitori sono società statunitensi -- in particolare il fornitore del modello AI, quello dell'hosting e quello dei pagamenti -- e per quei trasferimenti ci appoggiamo alle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea (art. 46 GDPR).

Alla fine del rapporto

Quando chiudi il tuo account, o su tua richiesta, cancelliamo i dati trattati per tuo conto entro 30 giorni: i dati dei tuoi clienti, gli appuntamenti, le recensioni, le foto caricate e la tua pagina pubblica. La cancellazione è definitiva e non recuperabile. Puoi esportare la tua rubrica clienti in qualunque momento prima, direttamente dalla dashboard.

Due cose sopravvivono, ed entrambe riguardano te come nostro cliente, non i tuoi clienti: i dati e i documenti fiscali del tuo abbonamento, che la legge italiana ci obbliga a conservare per 10 anni, e il registro dei nostri interventi tecnici (data, tipo di intervento, nome e indirizzo web dell'attività, qualche numero riassuntivo), che teniamo per poter dimostrare cosa è stato fatto e da chi. Il dettaglio di entrambi è nell' informativa privacy.

Contatti

Per qualunque questione relativa a questo accordo: gabrielmazzucchelli3@gmail.com.